PENGERTIAN SYSTEM BERKAS DAN AKSES

PENGERTIAN SYSTEM BERKAS DAN AKSES

A. DEFINISI

·         Sistem berkas atau Pengarsipan yaitu suatu system untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan

·         Sistem akses adalah cara untuk mengambil informasi dari suatu file

Istilah-istilah dasar yang digunakan dalam system berkas :

1.      Data : Representasi dari fakta yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, angka, huruf dan lain sebagainya.

2.      Elemen data : salah satu nilai tunggal dengan satu petunjuk nama dan deskripsi karakteristik seperti tipe ( Char, nomor, kode ) dan panjang karakter atau digit.

3.      Item Data : Referensi nama dan himpunan karekteristik elemen-elemen data yang menggambarkan suatu attribute, atau tempat menyimpan setiap attribute dari sebuah entitas.

4.      Entitas : ekumpulan Objek yang terbatas / terdefinisikan yang mempunyai karakteristik sama dan bisa di bedakan dari lainnya. Objek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian. Contoh : entitas mobil, mahasiswa, nilai ujian dll

5.      Attribut : Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas. Seluruh attribute harus cukup untuk menyatakan identitas objek atau dengan kata lain kumpulan attribute dari setiap entitas dapat mengidentifikasikan keunikan suatu individu. Contoh : entitas mobil terdiri dari attribute no polisi, no registrasi, jenis mobil, tahun pembuatan, bahan bakar yang digunakan, dll

6.      Field : Lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data, atau seuatu elemen yang memiliki attribute dan harga dan merupakan unit informasi terkecil yang bisa diakses.

7.      Record : Lokasi penyimpanan yang terbuat dari rangkaian field yang berisi elemen-elemen data yang menggambarkan beberapa entitas.

8.      File : Sekumpulan record dari tipe tunggal yang berisi elemen-elemen data yang menggambarkan himpunan entitas

9.      Akses Data : Satu cara dimana suatu program mengakses secara fisik record-record dalam file penyimpanan.

B. PENGARSIPAN DAN AKSES

Pengersipan dan akses adalah : Cara untuk membentuk suatu arsip / file dan cara pencarian record-recordnya kembali

Sistem berkas dan Akses adalah system pengorganisasian, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpanan eksternal dengan organisasi file tertentu. Pada system berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.

Teknik yang digunakan untuk menggambarkan dan menyimpan record pada file disebut organisasi file

Secara lebih spesifik pengersipan dan akses berhubungan dengan :

1.      Insert : Menyisipkan data baru atau tambahan ke dalam tumpukan data lama

2.      Update : mengubah data lama dengan data baru, perubahan ini bisa sebagian atau keseluruhan

3.      Reorganisasi : penyusunan kembali record-record dari suatu file.

Bentuk atau representasi dari data ada 2 yaitu :

1.      Data Logik (Data rancangan), yaitu data yang hanya baru menjadi sebuah rencana data di level konseptual. Misalnya penggambaran data dengan metode E-R, model objek, model semantic, dan lain-lain.

2.      Data Fisik, yaitu data yang sudah jadi, data yang merupakan hasil terakhir dari data logic yang biasanya disimpan dalam media penyimpanan.

Klasifikasi Data dibagi menjadi 3, yaitu :

1.      Data tetap, yaitu data yang tidak mengalami perubahan-perubahan, bersifat tetap dan biasanya dalam melakukan perubahan membutuhkan waktu yang lama.

2.      Data tidak tetap, yaitu data yang mengalami perubahan secara rutin dan sukar untuk diprediksi karena sifatnya yang berubah-ubah.

3.      Data yang bertambah menurut waktu, yaitu kelompok data ini biasanya merupakan gabungan data tetap dan data tidak tetap.

C.  MODEL AKSES

Ada 3 model akses yang mungkin oleh sebuah program terhadap file, yaitu

1.      Input File

File yang hanya dapat dibaca dengan program

Contoh

·         Transaction file merupakan input file untuk meng-update program

·         Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler

2.      Output File

File yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program / file yang dibuat dengan program.

Contoh

·         Report file merupakan output dari program yang meng-update master file

·         Program file yang berupa object code merupakan output file dari program compiler

3.      Input/Output File

File yang dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi program

Contoh

·   Master File

·   Work File dengan sort program

D. Operasi Berkas

Cara memilih organisasi berkas tidak terlepas dari 2 aspek utama yaitu :

1.      Model Penggunaannya, ada 2 cara :

a)      Batch, yaitu suatu proses yang dilakukan secara kelompok

b)      Iteratif, yaitu suatu proses yang dilakukan secara satu persatu yaitu record per record.

2.      Model Operasi Berkas, dibagi menjadi :

1.      Creation (membuat), ada 2 cara :

a)      Membuat struktur berkas lebih dahulu dan menentukan banyaknya record, baru kemudian reecord-record dimuat ke dalam berkas tersebut.

b)      Membuat record dengan cara merekam record per record

2.      Update, pengubahan isi dari berkas diperlukan untuk menjaga berkas itu tetap up to date. Ada 3 bagian dalam proses update :

1.      Penyisipan dan penambahan record

2.      Perbaikan record

3.      Penghapusan record

3.      Retrieval, pengaksesan sebuah berkas untuk tujuan mendapatkan informasi. Menurut ada tidaknya persyaratan retrieval dibagi menjadi 2 yaitu :

a)      Comprehensive Retrieval, yaitu proses untuk mendapatkan informasi dari semua record dalam berkas. Contoh : Display All, List Nama

b)      Selective Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh : List for Gaji = 70000

4.      Maintenance ( perbaikan )

Perubahan yang dibuat terhadap berkas dengan tujuan memperbaiki program dalam mengakses berkas tersebut. Ada dua cara yaitu :

a)      Restructuring (Perubahan struktur berkas), misalnya panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record diubah, dll. Perubaahan ini semua tidak mempengaruhi operasi berkas.

b)      Reorganisasi, perubahan organisasi berkas dari organisasi yang satu menjadi organisasi berkas yang lain. Misalnya :

1.      Dari organisasi berkas sequensial menjadi berkas sequensial berideks

2.      Dari langsung (direct) menjadi sequensial (berurutan)

E.  ORGANISASI FILE

Suatu teknik / cara yang digunakan untuk menyatakan / menggambarkan dan menyimpan record-record dalam sebuah file.

Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :

1.         Sequential File

2.         Relatif File

3.         Index Sequential File

4.         Multi-Key file

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu :

A.    Direct Access

Suatu cara pengaksesan record yang langsung tanpa mengakses seluruh record yang ada.

Contoh

o   Magnetic disc

o   CD 

o   Dll

B.     Sequential Access

Suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record didepannya

o   Magnetic tape

o   Punch card

o   Dll

Secara umum dapat disimpulkan :

Ø  Untuk master file dan program file, kita dapat melakukan created, updated, retrieved from dan maintained.

Ø  Untuk work file,  kita dapat melakukan created, updated dan retrieved from tapi tidak dapat kita maintained.

Ø  Untuk report file umumnya tidak di updated, retrieved from atau maintained.

Ø  Untuk transaction file, umumnya hanya dapat di create dan digunakan untuk sekali proses.

http://tugaskuliah-esti.blogspot.co.id/2012/08/pengertian-sistem-berkas-dan-akses_14.html